Dalam perekrutan Sumber Daya Manusia di suatu perusahaan, kamu pasti akan menemui bagian khusus yaitu bagian untuk penerimaan pegawai. Tepatnya ada di HRD atau adapula yang menyebut di bagian personalia. Namun tahukah kamu tentang perbedaan personalia dan HRD.
Baca juga : perbedaan web developer dan web programmer
Dilihat dari istilahnya, baik personalia dan HRD adalah dua hal yang berbeda walaupun masih dalam bidang yang sama. Keduanya sama-sama menjalankan tugas dalam pengelolaan pegawai baik dari proses administratif, perekrutan, penggajian dan hal lainnya terkait SDM.
Perbedaan Personalia dan HRD
Untuk perusahaan yang bergerak dalam skala besar, biasanya akan membutuhkan tim personalia atau HRD untuk mengelola para pekerjanya. Perusahaan pastinya akan membutuhkan tenaga kerja yang banyak sehingga perlu di data oleh tim pengelolaan SDM.
Baik bagian personalia maupun divisi HRD, masing-masing memiliki peran, tugas dan tanggung jawab yang berbeda, walaupun terhimpun dalam divisi yang sama. Untuk mengetahui lebih jauh perbedaan personalia dan HRD, simak pembahasannya sebagai berikut ini.
Mengenal Personalia
Personalia sendiei merupakan istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan pekerjaan berkaitan dengan administratif dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia. Personalia tidak hanya menyangkut pada perekrutan pegawai, tetapi mengarah pada kepengurusan database pegawai.
Baca juga : peran dan tugas account officer bank
Sehingga setiap karyawan di perusahaan akan melalui proses administrasi kepegawaian di bagian personalia. Dari perbedaan personalia dan HRD, personalia berperan untuk melengkapi tugas-tugas HRD selain pengelolaan pegawai secara terpantau.
Misalnya pengeloaan pendataan pegawai, sistem payroll/penggajian, absensi, serta administrasi tentang pembayaran pegawai yang lainnya. Personalia sendiri masuk dalam bagian divisi HRD yang sama menangani SDM, walaupun untuk tugas dan tanggung jawabnya berbeda.
Tugas-tugas Personalia di Perusahaan
Dalam pekerjaannya, tim personalia selalu menyusun segala kebutuhan administratif masing-masing pegawainya. Setiap individu pegawai tercatat dalam database karyawan yang dipantau untuk setiap pekerjaan yang dilakukannya. Apa saja tugas-tugas personalia, berikut poin-poinnya.
- Menerima calon pegawai yang telah diseleksi bersama dengan HRD dan tim koodinasi labour supply.
- Mengadakan sosialisasi dan pengkoordinasian kepada para pegawai.
- Personalia akan memberikan surat kontrak atau perjanjian kerja dengan pegawai baru yang telah berhasil direkrut.
- Menyediakan absensi karyawan dalam berbagai bentuk baik manual maupun elektronik.
- Bertugas untuk membuatkan surat masuk maupun surat keluar perusahaan.
- Mengupdate serta merekam data menggunakan perangkat lunak HRD.
- Membuatkan sistem payroll.
- Membuatkan pembayaran lain-lain terkait kompensasi yang didapatkan setiap pegawai.
Mengenal HRD
HRD atau Human Resource Development dapat diartikan sebagai divisi atau departemen perusahaan yang menangani pengelolaan pegawai. Dalam kesehariannya, tim HRD memiliki tugas yang berbeda dengan bagian personalia perusahaan.
Baca juga : rekomendasi pekerjaan bidang IT masa kini
Dimana HRD menangani proses perekrutan pegawai, pengembangan kompetensi, pengevaluasian pekerjaan pegawai, hingga proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) pegawai. Tidak hanya itu, HRD juga menangani pembagian jabatan dari masing-masing pegawai.
Tugas-tugas HRD di Perusahaan
Dalam pekerjaannya, tim HRD dibebani dengan tugas-tugas pentingnya. Dimana selalu memantau serta mengelola para pegawai baik perekrutan calon pegawai hingga para pegawai yang telah bekerja di perusahaannya. Berikut dibawah ini adalah tugas-tugas dari divisi HRD, diantaranya yaitu:
- Merekrut tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan.
- Memberikan gambaran dan pengarahan mengenai tugas-tugas karyawan baru.
- Mengembangkan dan mengevaluasi kompetensi pegawai.
- Melindungi dan memberi kompensasi kepada para pegawai.
- Memperhitungkan kompensasi pegawai secara tepat.
- Pengawasan terhadap pegawai yang mengalami permasalahan dalam jobdesknya.
Proses Tugas yang Dilalui HRD Perusahaan
Setelah mengetahui perbedaan personalia dan HRD secara mendasar, kamu pun perlu mengetahui alur pekerjaan tim HRD. Adapun pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh HRD meliputi berbagai proses yang dapat diketahui pada poin-poin dibawah ini, diantaranya yaitu:
1. Proses perekrutan dan penyeleksian pegawai
Pada proses ini, HRD melakukan perekrutan dan penyeleksian pegawai baru sesuai dengan jobdesk yang dibutuhkan perusahaan. Biasanya seleksi diberikan dalam bentuk pengumpulan berkas administrasi, tes tertulis dan tes uji fisik.
2. Proses training dan pengembangan pegawai
Selanjutnya ada proses training/pelatihan dan pengembangan potensi pegawai. Dimana pegawai setidaknya paham dengan jobdesknya dan dapat melaksanakan tugas dengan baik melalui proses pelatihan yang diberikan tim HRD.
3. Proses penilaian dan pengevaluasian kinerja pegawai
Setelah proses training dan pekerjaan sudah dimulai oleh para pegawai, tim HRD hendaknya memberikan penilaian terhadap kompetensi yang dimiliki pegawainya. Kemudian HRD mengevaluasinya, dilakukan secara periodik sesuai kebutuhan tim HRD.
4. Proses perencanaan jenjang karir pegawai
Setelah pegawai melalui beberapa waktu melaksanakan jobdesknya dengan baik, hendaknya HRD merencanakan jenjang karir bagi para pegawainya. Terutama untuk promosi jabatan, pemberian kompensasi, bonus, dan lain sebagainya.
Penutup
Demikian pembahasan mengenai perbedaan personalia dan HRD. Baik personalia maupun HRD sama-sama memiliki peranan penting bagi pengelolaan SDM di perusahaan. Tanpa adanya kedua bidang tersebut, perusahaan besar akan kewalahan dalam mengelola pekerjanya.
