Administrasi adalah aktivitas mengatur dan merencanakan untuk bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Itu sebabnya fungsi administrasi amat krusial dalam organisasi maupun bentuk usaha.
Baca juga : pengertian dan fungsi manajemen dalam bisnis
Fungsi administrasi dalam usaha selalu meliputi kepemimpinan, pengawasan dan bimbingan sehingga dapat membagi pekerjaan dengan lebih spesifik dan memudahkan mencapai tujuan yang ditargetkan. Berikut ini fungsi secara umum dari administrasi.
Fungsi Administrasi Secara Umum
Secara umum, terdapat tujuh fungsi dari administrasi yang perlu Anda ketahui. Berikut ini telah kami rangkumkan poin-poinnya, berikut penjelasannya secara rinci.
1. Perencanaan
Perencanaan menjadi salah satu fungsi dari administrasi dimana aktivitasnya meliputi pengumpulan data, kemudian dilanjutkan dengan pengolahan data dan sampai pada menyusun rencana.
2. Penyusunan
Penyusunan merupakan aktivitas menyusun serta membangun komunikasi antar anggota dalam sebuah organisasi, sehingga tercipta kesatuan usaha dalam mencapai tujuannya. Oleh sebab itu, penyusunan menjadi hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Tanpa hal ini, tentu suatu organisasi tidak dapat berjalan dengan baik.
3. Koordinasi
Hal ini menjadi bagian dari fungsi administrasi dan manajemen, agar segala aktivitas dapat berjalan lancar tanpa adanya kekacauan, ataupun kekosongan dengan menciptakan hubungan dan penyesuaian antar anggota. Maka semua akan saling terhubung dan bekerjasama secara terencana dalam mencapai tujuannya.
4. Laporan
Reporting atau laporan merupakan fungsi administrasi yang meliputi aktivitas penyampaian suatu perkembangan maupun hasil kegiatan dalam bentuk laporan baik secara tertulis maupun lisan pada atasan. Dimana hal tersebut bertujuan memberi proyeksi kerja dari setiap anggota organisasinya.
5. Penyusunan Anggaran atau Budgeting
Perencanaan anggaran merupakan beragam kegiatan yang bertujuan untuk merencanakan juga mengelola keuangan dalam sebuah organisasi maupun usaha serta dilakukan secara berkesinambungan.
6. Penempatan
Penempatan menjadi fungsi dari administrasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi ataupun badan usaha. Hal ini meliputi kegiatan perekrutan karyawan atau tenaga kerja, pengembangan suatu produk atau usaha, juga penyediaan perlengkapan yang dibutuhkan di dalamnya.
Segala hal yang berkaitan dengan ketersediaan sumber daya organisasi maupun badan usaha menjadi bagian dari aktivitas penempatan dalam organisasi atau badan usaha tersebut.
7. Pengarahan
Directing atau bisa juga disebut dengan pengarahan atau bimbingan, ialah langkah interaksi juga komunikasi yang dilakukan oleh atasan pada anggota organisasi dengan tujuan memberi saran, perintah ataupun larangan agar setiap anggota dapat memberi performa maksimal dalam menjalankan tugasnya sehingga dapat mencapai tujuannya.
Dari ketujuh fungsi dari administrasi tersebut, secara keseluruhan menjadi langkah dalam mempermudah dan memperlancar jalan mencapai tujuan. Agar supaya tidak terjadi kekurangan, kesalahan, kekacauan juga kegagalan dalam prosesnya.
Contoh-contoh Administrasi
Adapun beberapa contoh administrasi yang juga perlu anda ketahui, diantaranya yaitu :
1. Administrasi negara
Aktivitas pembuatan aturan dalam membentuk lembaga pemerintahan, reshuffle kabinet oleh Presiden, serta aturan terkait Pemilu juga beragam aktivitas kenegaraan lainnya yang bersifat administratif
2. Administrasi Tata Usaha atau Pendidikan
Aktivitasnya meliputi pembuatan jadwal, pengurusan surat-surat dan pengaturan kegiatan yang berkenaan dengan aktivitas belajar mengajar di sekolah.
Fungsi administrasi dalam tata usaha ini begitu penting karena mempengaruhi operasional sekolah yang tidak hanya terkait dengan guru, wali murid dan siswa saja, tetapi juga negara dan juga kelangsungan serta kualitas generasi penerus bangsa.
3. Administrasi Keuangan
Hal ini meliputi aktivitas pengeluaran atau penerbitan faktur, penghitungan keluar masuknya kas dan juga laporan keuangan dalam bentuk pembukuan sesuai aturan yang diberlakukan terkait aliran dana yang ada.
4. Administrasi Penduduk
Aktivitas terkait pembuatan dokumen kependudukan seperti Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk/KTP, akta kelahiran dan berbagai dokumen kependudukan lainnya. Dimana informasi dan juga data penduduk yang ada, dikelola serta disimpan sesuai aturan yang ditetapkan oleh negara.
5. Administrasi Perkantoran
Administrasi ini berkaitan dengan absensi karyawan, pembuatan laporan serta pencatatan arus barang produksi dan keuangan, klasifikasi barang juga penghitungan stoknya, serta pengawasan juga pengaturan berbagai aktivitas terkait operasional perkantoran lainnya.
Dari sini dapat kita ketahui, bahwasanya fungsi administrasi amat krusial dan memberi pengaruh tinggi bagi setiap badan usaha ataupun organisasi. Keberadaannya menjadi kunci dalam mencapai target serta memastikan kelancaran juga ketepatan pada prosesnya. Oleh sebab itulah penting sekali keberadaan administrasi dalam setiap organisasi.
