Fungsi arsip menurut para ahli cukup beragam. Fungsinya meliputi fungsi primer, fungsi sekunder, dinamis dan statis. Selain itu, arsip juga mempunyai beberapa tujuan seperti menjaga kerahasian dan menjaga keawetan.
Baca juga : Pengertian Logika dan Algoritma Menurut Para Ahli
Arsip sendiri menjadi salah satu kata yang sudah tidak asing lagi di telinga masyarakat, terlebih di perkantoran. Lalu, sebenarnya apa itu arsip? Sederhananya arsip merupakan sumber informasi atau catatan kegiatan di sebuah perusahaan.
Tentunya keberadaan arsip ini mempunyai fungsi tersendiri. Selain itu, fungsi arsip menurut para ahli cukup beragam. Dimana fungsi arsip disini untuk menunjang pelaksanaan tugas atau kegiatan hingga selesai.
Pengertian Arsip Menurut Ahli
Para ahli mempunyai pandangan yang berbeda terkait dengan pengertian arsip. Meskipun pada dasarnya mempunyai makna yang sama. Sebagaimana berikut ini pengertian arsip menurut para ahli yang harus Anda ketahui.
1. Sularso Mulyono
Sularso Mulyono menjelaskan jika arsip merupakan penyimpanan tumpukan kertas dalam satu tempat dengan menerapkan aturan yang telah ditentukan.
Sehingga dengan penyimpanan seperti ini akan lebih mudah untuk mencari kertas saat nantinya dibutuhkan.
2. Agus Sugiarto
Agus Sugiarto mempunyai pendapat jika arsip merupakan kumpulan beberapa dokumen yang disimpan dengan rapi dan teratur.
Baca juga : Fungsi Hukum Menurut Para Ahli
Sedangkan fungsi dari arsip ini agar nantinya saat lembar dokumen tersebut dibutuhkan mudah untuk menemukannya.
3. Yohannes Suraja
Arsip menurut Yohannes Suraja adalah sebuah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan maupun swasta.
Lalu catatan tersebut akan disimpan dalam satu tempat agar nantinya sewaktu diperlukan bisa ditemukan.
Fungsi Arsip Menurut Para Ahli
Perlu Anda ketahui jika fungsi arsip terbagi menjadi 4 yaitu fungsi primer, fungsi sekunder, dinamis dan statis. Sedangkan untuk mengetahui penjelasan lebih detail dari empat fungsi tersebut, berikut ini penjelasannya:
1. Fungsi Primer
Fungsi primer arsip merupakan nilai guna arsip sesuai dengan kepentingan dari pencipta arsip. Arsip disini berperan penting untuk menunjang berlangsungnya tugas sampai selesai. Jadi, keberadaan arsip ini sangat diperlukan.
Sedangkan fungsi primer arsip ini meliputi beberapa hal pendukung. Seperti halnya nilai guna keuangan, nilai guna administrasi, nilai guna hukum hingga nilai guna teknologi dan ilmiah. Jadi, keberadaan arsip ini tidak terlepas dari berbagai fungsi tersebut.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder arsip merupakan nilai guna arsip sesuai dengan kegunaannya. Jadi, nilai guna arsip ini tidak terfokus pada kebutuhan pencipta arsip. Namun, fungsi sekunder arsip di sini berfungsi untuk kepentingan instansi pemerintah, perorangan, swasta hingga umum.
Baca juga : Pengertian Saham Menurut Para Ahli
Biasanya, keberadaan arsip ini berguna untuk mendukung dokumen perusahaan atau instansi agar nantinya bisa dipertanggungjawabkan. Dengan kata lain arsip ini menjadi bahan bukti untuk permasalahan-permasalahan yang mungkin saja dapat terjadi.
3. Fungsi Dinamis
Fungsi dinamis yaitu keberadaan arsip sangat dibutuhkan agar bisa mendukung proses pelaksanaan dan perencanaan secara langsung. Dengan kata lain, arsip di sini mempunyai fungsi secara langsung dalam mendukung kegiatan sehari-hari perusahaan.
Tidak hanya itu saja, ternyata fungsi dinamis dari arsip juga dapat berubah-ubah nilainya dan maknanya. Fungsi arsip berdasarkan fungsi dinamis terbagi menjadi tiga yaitu arsip semi aktif, arsip aktif dan arsip inaktif.
4. Fungsi Statis
Fungsi statis yaitu arsip dalam proses penyelenggaraan maupun perencanaan sebuah kegiatan tidak bisa digunakan secara langsung. Dengan kata lain, secara statis arsip keberadaannya tidak biasa digunakan untuk operasional sebuah perusahaan.
Maka dari itu jika arsip masuk dalam kategori arsip statis, maka masuk dalam taraf nilai abadi. Jadi, arsip pada fungsi ini memang secara khusus nantinya bisa dipertanggungjawabkan, sehingga keberadaannya sangat dibutuhkan.
Tujuan Utama dari Adanya Arsip
Selain mempunyai fungsi arsip menurut para ahli, juga mempunyai tujuan utama yaitu sebagai sumber informasi yang dibutuhkan dalam organisasi untuk melakukan perencanaan hingga mengambil keputusan. Lebih jelasnya lagi berikut ini 3 tujuan utama dari arsip:
1. Menghemat Tempat Penyimpanan
Tujuan pertama dari adanya arsip yaitu bisa lebih menghemat penyimpanan dokumen-dokumen penting. Selain bisa menghemat tempat penyimpanan, ternyata dengan adanya arsip ini memudahkan untuk mencari dokumen saat dibutuhkan.
Baca juga : Cara Mengecilkan Ukuran PDF secara Offline
Terlebih lagi jika Anda menyimpan arsip tersebut dalam suatu tempat, maka akan lebih mudah lagi untuk mencarinya sewaktu dibutuhkan. Biasanya penyimpanan arsip ini di dalam laci, rak maupun lemari.
2. Menjaga Kerahasiaan
Adapun tujuan lain dari adanya arsip yaitu bisa lebih menjaga kerahasiaan. Entah itu rahasia pribadi, kelompok, organisasi, perusahaan dan lainnya. Mengingat arsip berupa barang atau berkas penting, sehingga harus tersimpan dengan rapi.
Di sisi, arsip ini juga berhubungan dengan banyak orang sehingga peranannya cukup penting. Sedangkan untuk lebih baik dalam menjamin kerahasiaan arsip bisa menyimpannya di tempat khusus dan tidak diketahui banyak orang.
3. Dokumen Lebih Terjaga
Tujuan lain dari arsip yaitu untuk menjaga dokumen atau berkas-berkas penting agar tetap baik dalam jangka waktu lama. Jadi, nantinya jika sewaktu-waktu dibutuhkan dokumen tersebut bisa digunakan.
Terlebih lagi jika menyimpannya di tempat yang aman dan rapi, sehingga dokumen akan lebih terjaga keawetannya. Bahkan, hal tersebut juga dapat meminimalisir terjadinya kerusakan atau hal-hal lain yang tidak diinginkan.
Penutup
Kurang lebih itulah penjelasan mengenai fungsi arsip menurut para ahli beserta dengan tujuan-tujuannya. Dari penjelasan ini juga bisa diambil kesimpulan jika arsip dalam sebuah perusahaan atau organisasi memang mempunyai peran penting.
Baca juga : Rekomendasi Aplikasi PDF Reader untuk Windows
Akhir kata, demikianlah pembahasan sederhana terkait apa itu arsip dan pengertian arsip menurut para ahli di Indonesia. Saya harap pembahasan ini bisa bermanfaat dan berguna bagi Anda, sampai bertemu lagi di pembahasan selanjutnya. Terimakasih.
